Popis procesu zpracování:
- prvním krokem při digitalizaci papírových dokumentů je zpracování metodiky přípravy dokumentů před skenováním (rozsponkování, rozdělení do dávek, vložení separátorů atd.)
- dalším krokem je samotné skenování, které se skládá z vložení dokumentů do skeneru, spuštění skenování, kontroly správnosti naskenování, popř. učinění nápravy
- základním krokem celého procesu je zaslání naskenovaných dokumentů k automatickému zpracování a vytěžení požadovaných informací
- ke zpracování je využívána technologie OCR/ICR/OMR/BC (tzn. rozpoznávání tištěného a ručně psaného textu, zaškrtávacích značek a čárového kódu)
- dále je pro vytěžování formulářů používána pokročilá technologie Form processingu, pomocí které je možné určit typy formulářů a díky tomu spustit konkrétní následné procesy zpracování
- pro určení správnosti rozpoznání se používá automatická validace rozpoznaných údajů, která obsahuje obecné i uživatelské slovníky, výpočtové validátory, kontrolu případných nežádoucích duplicit (např. zaručení jedinečnosti dokumentu), navázání na interní nebo externí SQL databázi (podpora všech standardních SQL databází i MS Access databází) a dále validaci pomocí přímého nebo replikovaného navázání na další systémy (např. IS, CRM, účetní systémy apod.)
- dále je možná ruční kontrola popř. oprava pomocí modulu ruční validace, a to vynucená (provádí se vždy) nebo pouze při nesplnění určených podmínek (nesplnění validačních předpokladů, nesplnění 100% spolehlivosti rozpoznání atd.). Po ruční opravě jsou data znovu automaticky validována.
- posledním krokem je uvolnění naskenovaných dokumentů a získaných údajů následným systémům (např. DMS, IS, CRM, Workflow, spisová služba atd.)
Jednotlivým fázím procesu zpracování odpovídají i samostatné moduly systému aCapture. Tyto moduly lze různě kombinovat a přizpůsobovat potřebám zákazníky. Díky znalosti a vlastnictví zdrojových kódů systému lze při specifických potřebách vytvořit i moduly na zakázku.